Wenn der Meister die Erklärung zur Sonderanfertigung nach Feierabend in Word schreibt, wirkt der Aufwand zunächst wie eine unvermeidliche Nebentätigkeit. Tatsächlich besteht er aus vielen kleinen Handgriffen: Charge ablesen, Werkstück zuordnen, Angaben prüfen, Datei ablegen und später wiederfinden. Erst wenn diese Schritte je Auftrag getrennt notiert werden, wird aus dem Bauchgefühl eine belastbare Kostenrechnung.
Die folgende Vorlage arbeitet bewusst mit Ihren eigenen Minutenwerten und Ihrem eigenen internen Stundensatz. Sie behauptet keine Marktwerte. Sie hilft vielmehr dabei, bei einer Krone, Brücke, Schiene oder anderen Sonderanfertigung zu erkennen, an welcher Stelle Dokumentationszeit entsteht und welcher Schritt sich zuerst vereinfachen lässt. Der Autor dieses Beitrags schreibt dabei aus der Perspektive eines Praktikers, der diese Arbeit nicht erst abends nachproduzieren möchte.
Die Rechnung beginnt mit einem einzelnen Auftrag
Wählen Sie einen abgeschlossenen, typischen Auftrag aus und verfolgen Sie nicht nur die Zeit am Schreibtisch. Zur Dokumentationszeit gehört alles, was ausschließlich nötig ist, um Material, Charge, Werkstück und Erklärung nachvollziehbar zu machen. Die zahntechnische Herstellung selbst gehört nicht in diese Rechnung.
Notieren Sie für jeden Schritt die tatsächlich benötigten Minuten. Rechnen Sie die Minuten in Stunden um und multiplizieren Sie sie mit dem internen Stundensatz der Person, die den Schritt ausführt. Dieser Satz sollte Lohnnebenkosten, bezahlte Ausfallzeiten, Arbeitsplatzkosten und Gemeinkosten nach Ihrer eigenen Kalkulationsmethode berücksichtigen, nicht nur den ausgezahlten Stundenlohn.
Die Rechenvorlage für einen Auftrag
| Arbeitsschritt | Ihre Zeit in Minuten | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Erfassung am Arbeitsplatz | eigener Wert | Minuten geteilt durch sechzig, mal interner Stundensatz | eigene Kosten |
| Erklärung zur Sonderanfertigung | eigener Wert | Minuten geteilt durch sechzig, mal interner Stundensatz | eigene Kosten |
| Ablage und spätere Suche | eigener Wert | Minuten geteilt durch sechzig, mal interner Stundensatz | eigene Kosten |
| Nacharbeit | eigener Wert | Minuten geteilt durch sechzig, mal interner Stundensatz | eigene Kosten |
| Gesamt | Summe Ihrer Zeiten | Summe der einzelnen Kosten | Kosten je Auftrag |
Wenn unterschiedliche Personen beteiligt sind, rechnen Sie nicht mit einem Durchschnittssatz über alles. Die Assistenz kann den Lieferschein scannen, die Arbeitsvorbereitung kann Materialdaten erfassen und der Meister kann die Erklärung prüfen. Multiplizieren Sie jeden Zeitblock mit dem Satz der tatsächlich zuständigen Rolle. Das zeigt oft genauer, ob ein Prozess an der richtigen Stelle vereinfacht wird.
Dokumentieren Sie zusätzlich, wann die Eingabe stattfindet. Eine Minute direkt am Arbeitsplatz ist etwas anderes als eine Minute später, wenn sich jemand erst erinnern oder einen Lieferschein suchen muss. Der Zeitstempel ist kein Selbstzweck, sondern ein Hinweis auf die Ursache vermeidbarer Nacharbeit.
Erfassung am Arbeitsplatz ist ein eigener Kostenposten
Die Erfassung beginnt dort, wo ein Material verarbeitet wird. Lesen Sie Materialbezeichnung, Herstellerangabe und Chargenbezug von Verpackung, Etikett oder Lieferschein ab. Danach folgt die Eintragung in eine Liste, Datei oder Maske und die eindeutige Zuordnung zum betreffenden Werkstück oder Auftrag.
Messen Sie diese Bestandteile getrennt, statt nur eine Gesamtschätzung zu notieren. So sehen Sie, ob das Ablesen, das Tippen oder die Zuordnung den größten Anteil hat. Besonders aufschlussreich ist die Frage, wie oft dieselbe Chargeninformation später noch einmal abgeschrieben wird.
Was in den Zeitwert für die Erfassung gehört
- Material oder Verpackung zum Ablesen bereitlegen und die relevante Charge identifizieren.
- Materialbezeichnung, Charge und gegebenenfalls weitere intern benötigte Daten übertragen.
- Den Datensatz dem Auftrag und dem konkreten Werkstück zuordnen.
- Die Eintragung auf Lesbarkeit und Vollständigkeit prüfen.
- Unterbrechungen erfassen, etwa wenn die Verpackung bereits entsorgt, der Lieferschein nicht greifbar oder die Werkstückkennung unklar ist.
Eine Charge ohne Bezug zum konkreten Auftrag ist für die spätere Recherche wenig hilfreich. Umgekehrt genügt eine Werkstückkennung ohne nachvollziehbaren Materialbezug nicht für die Rückverfolgung. Prüfen Sie daher im Ablauf, ob die Zuordnung unmittelbar beim Verarbeiten erfolgt oder erst aus Erinnerung rekonstruiert wird.
Für die Auswahl eines geeigneten Erfassungswegs hilft ein konkreter Ablauf mit Material und Charge mehr als eine abstrakte Diskussion. Das Fallbeispiel zu einer Krone mit sauber belegter Charge zeigt, welche Informationen entlang eines einzelnen Auftrags zusammengehören.
Die Erklärung zur Sonderanfertigung verursacht Schreib und Prüfaufwand
Die Erklärung zur Sonderanfertigung ist nicht bloß ein Begleitpapier. Für Sonderanfertigungen regelt Anhang XIII der Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte, kurz MDR, die Erklärung des Herstellers und die dazugehörigen Anforderungen. Welche konkreten Angaben im Einzelfall erforderlich sind, hängt vom Produkt und den Umständen des Auftrags ab.
Für Ihre Kostenrechnung zerlegen Sie das Schreiben in einzelne Felder und den anschließenden Prüfteil. Notieren Sie die Zeit für Herstellerangaben, Patientenkennung, Angaben zur verordnenden Person sowie Werkstückmerkmale nicht als einen unbestimmten Block. Gerade das Zusammentragen fehlender Angaben kostet häufig mehr Zeit als das eigentliche Ausfüllen.
Schreiben und Prüfen getrennt erfassen
Beim Schreiben wird aus vorhandenen Auftragsdaten eine Erklärung erstellt. Beim Prüfen wird kontrolliert, ob die Angaben zum Auftrag passen, ob die Sonderanfertigung ausreichend gekennzeichnet ist und ob die Erklärung nach Anhang XIII MDR vollständig vorbereitet ist. Der Prüfaufwand darf nicht in der Kalkulation verschwinden, nur weil dieselbe Person ihn ausführt.
Eine praktikable Liste für die Zeitmessung umfasst folgende Positionen:
- Herstellerangaben aus Stammdaten übernehmen oder kontrollieren.
- Patientenkennung und Angaben der verordnenden Person aus dem Auftrag abgleichen.
- Werkstückmerkmale, etwa Art und individuelle Ausführung, in die Erklärung übernehmen.
- Erklärung gegen Auftrag und technische Dokumentation prüfen.
- Freigabe, Ausdruck, Speicherung oder Übergabe vorbereiten.
Verwenden Sie für die Berechnung Ihre tatsächlich genutzte Vorlage, nicht eine Idealvorlage. Wer Textbausteine manuell kopiert, sollte das Kopieren zählen. Wer Angaben telefonisch nachfragt, sollte diese Zeit zunächst der Nacharbeit zurechnen. Grundlagen zu Begriff und Einordnung finden Sie im Beitrag MDR Grundlagen für Zahnersatz als Sonderanfertigung.
Ablage und Wiederfinden gehören in dieselbe Kalkulation
Die Ablage endet nicht mit dem Speichern einer Word Datei. Zur vollständigen Kalkulation gehören Dateibenennung, Speichern am vorgesehenen Ort, Scannen oder Ablegen von Lieferscheinen sowie die Verknüpfung mit Auftrag, Werkstück und Materialnachweis. Was später nicht auffindbar ist, war wirtschaftlich keine abgeschlossene Ablage.
Erfassen Sie deshalb auch echte Suchvorgänge. Nehmen Sie einen bereits abgeschlossenen Auftrag und suchen Sie anhand einer Charge die zugehörige Sonderanfertigung. Wiederholen Sie den Test in umgekehrter Richtung: Suchen Sie anhand der Werkstückkennung den Materialbeleg. Stoppen Sie jeweils vom Beginn der Suche bis zum vorliegenden, prüfbaren Nachweis.
Suchzeit sichtbar machen
Trennen Sie planmäßige Ablagezeit von ungeplanter Suchzeit. Planmäßig ist etwa das Benennen und Abspeichern unmittelbar nach Abschluss. Ungeplant ist die Suche in E Mail Anhängen, Papierstapeln, Download Ordnern oder alten Auftragsakten. Beide Positionen kosten Arbeitszeit, aber nur die zweite weist auf eine Lücke im Prozess hin.
Die Aufbewahrungspflichten und die konkrete Ablagestruktur sollten Sie nicht allein aus einer Rechenvorlage ableiten. Welche Unterlagen zusammengehören und wie Sie Vorlagen sinnvoll führen, erläutert der Beitrag Vorlagen für Sonderanfertigung und Materialnachweis. Bei Sonderanfertigungen ist außerdem die technische Dokumentation nach Anhang XIII MDR mitzudenken, nicht nur das Dokument für die Praxis.
Nacharbeit wird als eigener Fall gerechnet
Nacharbeit verfälscht die Kostenrechnung, wenn sie stillschweigend in den normalen Auftrag eingeht. Legen Sie daher einen separaten Zeitblock an. Tragen Sie dort nur Tätigkeiten ein, die entstehen, weil ein Bezug fehlt, eine Angabe geklärt werden muss oder die Dokumentation nachträglich ergänzt wird.
Nutzen Sie eigene Werte aus Ihren Aufträgen. Es gibt keinen allgemein gültigen Minutenwert für Rückfragen oder fehlende Chargenbezüge, denn Arbeitsweise, Materiallager, Auftragsmenge und Zuständigkeiten unterscheiden sich. Die Rechnung bleibt glaubwürdig, wenn sie auf beobachteten Fällen aus Ihrem Labor beruht.
Fälle, die Sie getrennt notieren sollten
- Rückfrage an Praxis, verordnende Person, Lieferant oder intern zuständige Person.
- Suche nach einem fehlenden Chargenbezug oder einem nicht zuordenbaren Lieferschein.
- Nachträgliches Ergänzen der Erklärung oder der technischen Dokumentation.
- Korrektur einer falschen Werkstückkennung, Materialbezeichnung oder Dateizuordnung.
- Erneute Prüfung vor Versand, weil ein Dokument unvollständig zurückkam.
Halten Sie neben der Dauer auch die Ursache fest. Wenn dieselbe Ursache wiederkehrt, ist das ein besserer Ansatzpunkt als eine pauschale Vorgabe, schneller zu arbeiten. Ein fehlender Barcode, eine uneinheitliche Dateibenennung oder ein zu später Erfassungszeitpunkt verlangen jeweils eine andere Verbesserung.
Die Entscheidung vergleicht Prozesskosten statt Listenpreise
Am Ende steht keine theoretische Summe, sondern Ihre Kosten je Auftrag. Multiplizieren Sie diesen Wert mit der Zahl der Aufträge eines von Ihnen gewählten Jahreszeitraums. Rechnen Sie alternativ mit getrennten Auftragstypen, wenn sich etwa Kronen, umfangreiche Arbeiten und Schienen bei Materialeinsatz oder Erklärung deutlich unterscheiden.
Stellen Sie diesem internen Aufwand nicht nur den Preis einer möglichen Lösung gegenüber. Vergleichen Sie vielmehr die vollständigen Prozesskosten: verbleibende Erfassung am Arbeitsplatz, Prüfung, Ablage, Suche, Nacharbeit, Einführung und Pflege. Eine Lösung spart nur dort Zeit, wo sie einen heute tatsächlich gemessenen Arbeitsschritt ersetzt oder verlässlich verkürzt.
Die Entscheidung sollte außerdem klären, wer künftig verantwortlich eingibt und wer prüft. Software nimmt die fachliche Verantwortung nicht ab. Sie kann aber den Medienbruch zwischen Auftrag, Materialbeleg und Erklärung reduzieren, wenn Daten einmal am richtigen Ort erfasst und auftragsbezogen weiterverwendet werden.
Meine praktische Reihenfolge wäre: zuerst einen Auftrag messen, dann die häufigste Ursache für Nacharbeit benennen und erst danach Varianten vergleichen. So wird aus dem Gefühl, dass Dokumentation viel Zeit kostet, eine Rechnung mit Ansatzpunkten für den eigenen Ablauf.
Wenn Sie die Werte aus Ihrem Labor ermittelt haben, können Sie diese einer auftragsbezogenen Dokumentationslösung gegenüberstellen. Mit Laborsiegel für automatische Erklärung zur Sonderanfertigung und lückenlose Materialrückverfolgung entsteht zu jedem Auftrag automatisch die Erklärung samt Materialrückverfolgung. Für eine Vorführung oder frühen Zugang nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite und bringen Sie am besten Ihre gemessenen Prozessschritte mit.
