Ein Kronenauftrag ist klein genug, um die eigene Dokumentation ehrlich zu prüfen. Gerade deshalb eignet er sich als Praxisbeispiel: Von der Verordnung über die Materialentnahme bis zur Rechnung muss erkennbar bleiben, welches Werkstück für wen gefertigt wurde und welche eingesetzten Materialien dazugehören.
Im folgenden Fall fertigt ein zahntechnisches Labor eine vollkeramische Einzelkrone. Die Angaben sind beispielhaft und ohne reale Personen oder Unternehmen. Entscheidend ist nicht die Wahl einer bestimmten Software oder Papierform, sondern eine durchgängige Zuordnung. Der Autor dieses Praxisbeispiels betrachtet den Ablauf aus der Perspektive eines Laboralltags, in dem die Dokumentation nach der Fertigung schnell auffindbar sein muss.
Der Auftrag beginnt mit Patient und Verordnung
Die verordnende Zahnärztin sendet eine Verordnung für eine vollkeramische Einzelkrone. Das Labor legt dafür einen Auftrag an und verwendet eine Patientenkennung statt des vollständigen Patientennamens in Unterlagen, die keine Klarnamensangabe benötigen. Die Kennung muss im eigenen System eindeutig dem Patientenfall zugeordnet sein.
Zum Auftrag gehören die Angaben der verordnenden Zahnärztin beziehungsweise der Gesundheitseinrichtung, das Datum der Verordnung, die gewünschte Versorgung und die technischen Vorgaben. Im Fall sind dies Einzelkrone, vollkeramisch, die im Auftrag bezeichnete Zahnposition, die Farbangabe sowie die weiteren Angaben, die für Konstruktion und Fertigung erforderlich sind. Unklare oder nachträglich geänderte Vorgaben werden mit Datum dem Auftrag ergänzt.
Auftragsdaten nicht in die Materialdokumentation verlagern
Die Verordnung beantwortet die Frage, was für welchen Patienten hergestellt werden soll. Sie ersetzt nicht den Nachweis, welches konkrete Material später verwendet wurde. Umgekehrt genügt ein Chargenaufkleber nicht als Beleg dafür, welchem Patientenfall das daraus gefertigte Werkstück zugeordnet war.
Praktisch bewährt sich ein Auftragssatz mit einer klaren Hauptseite oder einem digitalen Datensatz. Dort stehen Patientenkennung, Praxis, verordnende Zahnärztin, Werkstückart und Status des Falls. Die zugrunde liegende Verordnung wird so abgelegt, dass sie aus diesem Datensatz erreichbar bleibt.
Die Erklärung zur Sonderanfertigung ist für Zahnersatz kein beliebiger Praxiswunsch. Sie folgt aus Artikel 21 der Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte, kurz MDR, in Verbindung mit Anhang XIII MDR. Wer die Einordnung prüfen möchte, findet die rechtliche Grundlage im Beitrag MDR Grundlagen für Zahnersatz als Sonderanfertigung.
Das Werkstück erhält eine eindeutige interne Kennung
Für diesen Fall vergibt das Labor eine interne Auftragsnummer, etwa „KA-2025-0417“. Diese Kennung bezeichnet den gesamten Vorgang, nicht nur eine Datei oder einen einzelnen Arbeitsschritt. Sie erscheint auf dem Arbeitsschein, den Fertigungsunterlagen, dem Datensatz zur Materialverwendung, der Erklärung zur Sonderanfertigung und der Rechnung als Auftragsbezug.
Die Kennung muss lesbar und unverwechselbar sein. Wer Nummern nach Jahr und laufendem Auftrag bildet, sollte vermeiden, dass Nummern durch Archivwechsel, Mandantenwechsel oder unterschiedliche Schreibweisen doppelt vorkommen. Auch eine Änderung der Patientenkennung darf die einmal vergebene Werkstückkennung nicht rückwirkend verändern.
Eine Kennung, mehrere Dokumente
| Unterlage | Funktion der Auftragsnummer |
|---|---|
| Arbeitsschein | Verbindet Arbeitsgang, Modell, Konstruktion und Auftrag. |
| Fertigungsunterlage | Ordnet Materialentnahme und Bearbeitung dem konkreten Fall zu. |
| Erklärung zur Sonderanfertigung | Verbindet die Erklärung mit dem abgegebenen Werkstück. |
| Rechnung | Ermöglicht den Rückweg vom abgerechneten Posten zum Herstellvorgang. |
Bei einer Einzelkrone kann die Auftragsnummer zugleich als Werkstückkennung verwendet werden, wenn sie das Werkstück eindeutig identifiziert. Besteht ein Auftrag aus mehreren getrennten Versorgungen, braucht jedes abgebbare Werkstück eine eindeutige Unterscheidung. Das kann ein Zusatz zur Auftragsnummer sein, der in allen zugehörigen Unterlagen identisch bleibt.
Wichtig ist die Arbeitsregel: Die Kennung wird bei Auftragseingang angelegt, nicht erst beim Schreiben der Rechnung. Sonst entstehen leicht nachträgliche Zuordnungen, die bei einer Reklamation nicht mehr sicher nachvollziehbar sind.
Die Keramikcharge wird beim Verbrauch erfasst
Beim Verbrauch der Keramik erfasst das Labor die Handelsbezeichnung, den Hersteller und die Charge oder Losnummer der tatsächlich eingesetzten Keramik. Hinzu kommt der Beschaffungsbeleg, typischerweise Lieferschein oder Rechnung des Lieferanten. Damit ist nicht nur bekannt, welches Material das Labor grundsätzlich führt, sondern welches Gebinde für diese Krone verwendet wurde.
Im Beispiel wird die Charge nicht aus dem Lagerbestand geschätzt. Die Person am Arbeitsplatz übernimmt die Chargenangabe vom Gebinde oder dessen Etikett in den Auftrag, sobald das Material für die Krone eingesetzt wird. Wird für denselben Auftrag mehr als ein chargenpflichtig dokumentiertes Material verwendet, erhält jede Materialposition einen eigenen Eintrag.
Der Chargeneintrag braucht einen Beleg
- Handelsbezeichnung des verwendeten Materials
- Hersteller des Materials
- Charge oder Losnummer gemäß Gebindeangabe
- Zuordnung zur Auftragsnummer und zum Werkstück
- Verweis auf Lieferschein, Lieferantenrechnung oder einen anderen Beschaffungsbeleg
- Datum der Materialentnahme und, soweit im Laborablauf vorgesehen, die erfassende Person
Ein Foto des Etiketts kann die Erfassung unterstützen, ersetzt aber keine nachvollziehbare Zuordnung im Auftrag. Ebenso wenig reicht es, Lieferscheine nur chronologisch abzuheften: Der Beschaffungsbeleg muss über Charge oder Los und Materialbezeichnung zum Werkstück führen. Wie sich die Erfassung am Arbeitsplatz schlank organisiert, erläutert der Beitrag Materialcharge beim Auftrag richtig erfassen.
Die MDR nennt in Anhang XIII Anforderungen an die Erklärung für Sonderanfertigungen. Eine allgemeine Pflicht, jede Charge in genau dieser Erklärung aufzuführen, folgt daraus nicht. Die Chargendokumentation ist dennoch für die Rückverfolgbarkeit und die eigene technische Dokumentation wesentlich. Hersteller müssen nach Artikel 10 Absatz 9 MDR unter anderem Verfahren für die Serienfertigung und die Erfüllung der Herstellerpflichten einrichten, dokumentieren, anwenden, aufrechterhalten, aktuell halten und fortlaufend verbessern. Welche Detailtiefe im Einzelfall erforderlich ist, richtet sich auch nach Material, Prozess und Risikomanagement.
Die Rechnung bezieht sich auf die gefertigte Krone
Nach Fertigstellung stellt das Labor eine Rechnung über die gefertigte Einzelkrone aus. Im Beispiel beträgt der Rechnungsbetrag 480 Euro. Auf der Rechnung steht eine eigene Rechnungsnummer, etwa „RE-2025-0881“, und zusätzlich der Bezug „Auftrag KA-2025-0417“.
Rechnungsnummer und Auftragsnummer dürfen nicht gedanklich gleichgesetzt werden. Die Rechnungsnummer folgt der Buchhaltung und identifiziert den Abrechnungsvorgang. Die Auftragsnummer identifiziert Herstellung, Werkstück, Materialzuordnung und die zugehörige Erklärung. Beide Nummern können auf derselben Rechnung stehen, erfüllen aber verschiedene Zwecke.
Der Rechnungsbezug muss rückwärts funktionieren
Die Rechnungsposition sollte die Leistung so bezeichnen, dass sie zum Werkstück passt, beispielsweise „vollkeramische Einzelkrone gemäß Auftrag KA-2025-0417“. Die Rechnung selbst muss nicht zum Materialjournal werden. Sie braucht jedoch den belastbaren Verweis, mit dem das Labor vom abgerechneten Posten in den Fertigungsdatensatz wechseln kann.
Ändert die Praxis vor Abgabe die Versorgung oder wird die Krone neu gefertigt, dokumentiert das Labor, ob eine neue Werkstückkennung erforderlich ist und welcher Rechnungsposition welches tatsächlich abgegebene Werkstück entspricht. Eine Rechnung über den ursprünglichen Auftrag darf nicht verdecken, dass Material und Werkstück in einem Ersatzvorgang neu entstanden sind.
Die Erklärung folgt dem Werkstück an die Praxis
Mit der Krone erhält die Praxis die Erklärung zur Sonderanfertigung. Artikel 21 MDR verlangt, dass Hersteller von Sonderanfertigungen die in Anhang XIII MDR vorgesehene Erklärung erstellen. Die Erklärung ist nicht bloß ein Begleitzettel, sondern die Herstellererklärung für das konkrete Werkstück.
Für den Fall stellt das Labor die Angaben aus dem Auftrag und der Fertigung zusammen. Dazu gehören Name und Anschrift des Herstellers, die eindeutige Werkstückkennung, die Patientenkennung oder der Patientenname, Name und Anschrift der verordnenden Zahnärztin oder der Gesundheitseinrichtung sowie die spezifischen Merkmale nach der Verordnung. Bei der Krone sind das insbesondere Art der Versorgung, die bezeichnete Zahnposition, das Materialkonzept und die individuell verordneten Merkmale.
Was Anhang XIII MDR für den Einzelfall verlangt
Die Erklärung nach Anhang XIII MDR enthält außerdem die Aussage, dass das Produkt ausschließlich für einen bestimmten Patienten oder Anwender bestimmt ist, sowie die vorgeschriebenen Erklärungen zur Konformität mit den geltenden allgemeinen Sicherheits- und Leistungsanforderungen aus Anhang I MDR. Falls nicht alle Anforderungen erfüllt wurden, sind die nicht erfüllten Anforderungen und die Begründung anzugeben. Die Erklärung wird vom Hersteller ausgestellt und von einer befugten Person unterzeichnet.
Die interne Materialcharge kann auf der Erklärung zusätzlich genannt werden, wenn das Labor dies als sinnvolle Praxis festlegt. Für die sichere Rückverfolgung genügt es aber nicht, eine Charge nur auf dem Praxisausdruck zu nennen. Sie muss im Labor über Werkstückkennung und Materialdatensatz bis zum Beschaffungsbeleg verknüpft bleiben. Vor dem Versand hilft eine feste Prüfung der Unterlagen, wie sie die Checkliste vor dem Versand einer Sonderanfertigung an die Praxis strukturiert.
Bei einer Rückfrage lässt sich die Kette rückwärts lesen
Kommt eine Rückfrage der Praxis, beginnt die Suche häufig bei der Rechnung oder bei der Kennung auf der Erklärung. Von „RE-2025-0881“ führt der Rechnungsbezug zu „KA-2025-0417“. Diese Auftragsnummer öffnet den Auftrag mit Patientenkennung und Verordnung, die Fertigungsunterlage mit Werkstückmerkmalen sowie den Materialeintrag mit Handelsbezeichnung, Hersteller und Charge.
Über die Chargenangabe gelangt das Labor anschließend zum hinterlegten Lieferschein oder zur Lieferantenrechnung. Die Kette lautet damit: Rechnung, Auftragsnummer, Werkstück, Materialcharge, Beschaffungsbeleg. Sie funktioniert nur dann ohne Suche in Papierstapeln, wenn alle Verweise bereits beim jeweiligen Arbeitsschritt erfasst wurden.
Für die eigene Prüfung genügen vier Fragen: Ist jede abgegebene Krone eindeutig einem Auftrag zugeordnet? Ist für jedes verwendete relevante Material die Charge oder Losnummer mit diesem Auftrag verbunden? Lässt sich der Beschaffungsbeleg aus dem Materialeintrag öffnen oder finden? Und enthält die mitgelieferte Erklärung die Angaben nach Anhang XIII MDR für genau dieses Werkstück?
Wer diese vier Fragen am letzten abgeschlossenen Kronenauftrag beantwortet, erkennt meist sofort die Lücke im Ablauf. Laborsiegel verbindet Auftrag, Erklärung zur Sonderanfertigung und lückenlose Materialrückverfolgung, sodass die Erklärung zu jedem Auftrag automatisch entstehen kann. Wenn Sie den Ablauf in Ihrem Labor vorführen lassen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
